RI&E en plan van aanpak laten toetsen: waar en hoe?

Je hebt de RI&E ingevuld, het plan van aanpak is klaar en nu staat er nog een stap op de agenda: de toetsing. Voor veel dierenhulporganisaties is dit onbekend terrein. Wie toetst er, wat kost het, en hoe weet je of je aan een goede partij zit? Dit artikel helpt je op weg.

Wanneer is toetsing verplicht?

Niet elke organisatie is verplicht de RI&E te laten toetsen, maar de meeste dierenhulporganisaties met personeel in loondienst wél. De vuistregel is simpel: heb je medewerkers in loondienst en geen erkend branche-instrument gebruikt, dan is toetsing verplicht.

Voor dierenhulporganisaties is er geen erkend branche-instrument beschikbaar. Dat betekent dat je, zodra je ook maar één medewerker in loondienst hebt, verplicht bent de RI&E te laten toetsen door een gecertificeerde arbodeskundige of arbodienst.

Werk je uitsluitend met vrijwilligers? Dan geldt geen wettelijke toetsingsplicht. Maar een check door een deskundige is ook dan waardevol: juist bij vrijwilligersorganisaties worden risico's snel onderschat.

Wie mag een RI&E toetsen?

Toetsing mag alleen worden uitgevoerd door een gecertificeerde arbodeskundige of een arbodienst. Er zijn vier soorten gecertificeerde deskundigen:

• Hogere Veiligheidskundige (HVK): gericht op veiligheid en risicobeheer, breed inzetbaar.
• Arbeidshygiënist: gespecialiseerd in blootstelling aan gevaarlijke stoffen, lucht en geluid.
• Arbeids- en organisatiedeskundige (A&O): sterk in psychosociale risico's en organisatievraagstukken.
• Bedrijfsarts: medische invalshoek, ook inzetbaar voor RI&E-toetsing.

Voor de meeste dierenhulporganisaties is een HVK de meest logische keuze. Een HVK heeft een brede blik op veiligheid, kent de Arbowet goed en is gewend te werken bij uiteenlopende organisaties.

Wil je controleren of een deskundige daadwerkelijk gecertificeerd is? Dat kan via:

• Hobéon SKO: register voor HVK en arbeidshygiënisten (mijncertificatie.nl)
• DNV: register voor gecertificeerde deskundigen (certcheck.nl)
• BIG-register: voor bedrijfsartsen (bigregister.nl)
• SBCA: voor erkende arbodiensten (sbca.nl)

Wat doet een toetsende deskundige?

Een toetsing is meer dan het doorlezen van een document. Een goede deskundige:

• beoordeelt of alle relevante risico's zijn geïnventariseerd voor jouw type organisatie;
• bezoekt de locatie om de werksituatie met eigen ogen te zien;
• spreekt met medewerkers en bij voorkeur ook met vrijwilligers;
• toetst of het plan van aanpak realistisch en volledig is;
• geeft advies over prioriteiten en aanpak.

Het resultaat is een adviesrapport met bevindingen, risico's die nog aandacht nodig hebben, en aanbevelingen. Dit rapport is ook het bewijs dat je aan je wettelijke plicht hebt voldaan.

Hoe kies je een geschikte partij?

De markt voor arbodeskundigen is groot. Niet elke partij is even geschikt voor een dierenhulporganisatie. Hieronder staan de criteria die het meeste verschil maken.

Groene vlaggen: dit wil je zien

• Ervaring met vrijwilligersorganisaties. Vrijwilligers vallen buiten de Arbeidstijdenwet, maar niet buiten de zorgplicht. Een deskundige zonder vrijwilligerservaring mist dat onderscheid vaak.
• Affiniteit met zorg, dierenwelzijn of non-profit. Dierenhulporganisaties kennen specifieke risico's: zoönosen, diercontact, emotionele belasting, onregelmatige diensten. Een deskundige die dit herkent, geeft praktischer advies.
• Transparante offerte. Vooraf duidelijkheid over wat er inbegrepen is: locatiebezoek, gesprekken met medewerkers, rapportage, eventuele vervolgcontacten.
• Praktische adviezen. Kleine organisaties hebben geen capaciteit voor ingewikkelde systemen. Een goede deskundige sluit aan bij de schaal en mogelijkheden van de organisatie.
• Bereidheid om uw vragen te beantwoorden vóór de offerte. Een partij die moeite doet om jouw organisatie te begrijpen voordat ze een prijs noemen, is serieuzer dan een partij die standaard werkt.

Rode vlaggen: hier pas je voor op

• Geen aantoonbare certificering. Vraag altijd naar het registratienummer en controleer dit zelf in een van de genoemde registers.
• Onduidelijke kosten. 'Prijs op aanvraag' zonder indicatie is een teken dat vergelijken lastig wordt gemaakt.
• Geen ervaring met kleine organisaties. Partijen die gewend zijn aan grote bedrijven denken vaak in systemen en structuren die bij een kleine stichting niet passen.
• Alleen theoretische adviezen. Als de deskundige niet naar de locatie komt of geen gesprekken voert, is de toetsing onvolledig.
• Erg lage prijs zonder uitleg. Toetsing kost tijd. Een prijs die ver onder het marktgemiddelde ligt, betekent bijna altijd dat er onderdelen worden overgeslagen.

Wat kost een toetsing?

De kosten voor een RI&E-toetsing variëren sterk, afhankelijk van de omvang van de organisatie, het aantal locaties en de complexiteit van de risico's. Voor een kleine dierenhulporganisatie zijn tarieven in de range van 500 tot 1.500 euro realistisch. Daarboven of daaronder zijn altijd vragen op hun plaats.

Vraag bij meerdere partijen een offerte aan en vergelijk niet alleen de prijs, maar ook wat er precies inbegrepen is. Een goedkopere offerte waarbij het locatiebezoek apart in rekening wordt gebracht, is in de praktijk duurder.

Hoe vraag je een offerte aan?

Stuur bij het aanvragen van een offerte altijd de volgende informatie mee:

• het type organisatie (dierenasiel, dierenambulance, wildopvangcentrum, of overige opvang);
• het aantal medewerkers in loondienst en het aantal vrijwilligers;
• de locatie(s) en een korte beschrijving van de activiteiten;
• een kopie of samenvatting van de ingevulde RI&E;
• wat je verwacht van de toetsing en het rapport.

 Zo kan de deskundige direct een realistisch aanbod doen, zonder dat er later verrassingen zijn.

Vragen voor het selectiegesprek

Heb je een shortlist van twee of drie partijen? Stel dan in elk geval deze vragen:

• Welke certificering heeft u en in welk register bent u opgenomen?
• Heeft u ervaring met vrijwilligersorganisaties of non-profitorganisaties in de zorgsector?
• Heeft u eerder gewerkt met dierenhulporganisaties, dierenasiel of vergelijkbare opvanglocaties?
• Hoe ziet uw toetsingsproces eruit, stap voor stap?
• Is een locatiebezoek inbegrepen en spreekt u ook met vrijwilligers?
• Wat is er inbegrepen in de prijs, en wat niet?
• Hoe gaat u om met risico's die buiten uw eigen specialisme vallen?
• Binnen welke termijn ontvangen we het adviesrapport?

Waar vind je gecertificeerde partijen?

Er is geen kant-en-klare lijst van aanbevolen toetsingspartijen voor dierenhulporganisaties. Wat er wél is, zijn officiële registers waar je zelf kunt zoeken en verifiëren. Gebruik die als startpunt en selecteer daarna op basis van de criteria hierboven.

• Gecertificeerde arbodiensten vind je via het SBCA: sbca.nl.
• Zelfstandige arbodeskundigen vind je via Hobéon SKO: mijncertificatie.nl.
• DNV biedt ook een openbaar register: certcheck.nl.
• Bedrijfsartsen staan in het BIG-register: bigregister.nl.

Na de toetsing: wat dan?

Na ontvangst van het adviesrapport is het de bedoeling dat je de bevindingen verwerkt in het plan van aanpak. Punten die de deskundige als prioritair aanmerkt, krijgen de hoogste urgentie. Daarna voer je de verbeteringen stap voor stap door.

De RI&E moet minimaal eens per twee jaar worden herzien, of eerder als er een incident plaatsvindt of de organisatie verandert. De toetsing herhalen is verplicht als de herziene RI&E daar aanleiding toe geeft.

Leg alles schriftelijk vast: het adviesrapport, de wijzigingen in het plan van aanpak, en de uitgevoerde maatregelen. Zo kun je altijd aantonen dat je aan je verplichtingen hebt voldaan.

 

Meer weten over de RI&E voor jouw organisatie? Ga naar de pagina die past bij jouw situatie:

• Dierenasiel: dierenadviespunt.nl/rie-voor-dierenasielen
• Dierenambulance: dierenadviespunt.nl/rie-voor-dierenambulances
• Wildopvangcentrum: dierenadviespunt.nl/rie-voor-wildopvangcentra
• Overige opvang: dierenadviespunt.nl/rie-voor-dierenopvangen