Je website is vaak het eerste wat mensen zien als ze contact zoeken met jouw dierenorganisatie. Of het nu gaat om iemand die een ziek dier gevonden heeft, een potentiële vrijwilliger die zich wil aanmelden, of een gemeente die een contract wil bespreken: ze googelen, ze landen op jouw site, en ze beslissen in luttele seconden of ze verder klikken of afhaken.
Toch zien we bij veel dierenhulporganisaties websites die verouderd zijn, moeilijk te vinden, of simpelweg niet doen wat ze moeten doen. Niet omdat de mensen erachter het niet willen, maar omdat niemand het oppakt. Of omdat niemand weet waar te beginnen.
Dit blog helpt je op weg, van het allereerste begin tot het dagelijks beheer.
Eerst: de technische basis voor dummies
Voordat je iets bouwt, is het handig te begrijpen hoe een website technisch in elkaar zit. Je hoeft geen ICT'er te zijn, maar een paar basisbegrippen maken het een stuk makkelijker om keuzes te maken en te begrijpen wat je inkoopt.
Wat is een domeinnaam?
Een domeinnaam (ook wel url) is het adres van je website, zoals www.dierenadviespunt.nl. Dat adres huur je, meestal per jaar. Een domeinnaam eindigt op .nl, .org, .com of een andere extensie. Voor een Nederlandse dierenhulporganisatie is .nl het meest herkenbaar en vertrouwd.
Je registreert een domeinnaam bij een domeinnaamregistrar, dat zijn bedrijven als TransIP, Antagonist of Versio. Dat kost doorgaans tussen de 5 en 15 euro per jaar. Kies een naam die kort, logisch en makkelijk te onthouden is. Controleer altijd of de naam nog vrij is voordat je er op verder gaat. Een hostpartij (zie hieronder) kan dit voor je regelen.
Zorg ervoor dat een domeinnaam op naam van de stichting staat (als eigenaar). Hiermee voorkom je een ‘gijzelingssituatie’ als de url op naam van een vrijwilliger staat en die na een vertrek of ruzie deze niet wil overdragen. Op dat moment heb je als stichting geen zeggenschap meer over de inhoud van je website!
Wat is hosting?
Je website bestaat uit bestanden: teksten, afbeeldingen, een database. Die bestanden moeten ergens opgeslagen staan, op een computer die altijd aan staat en verbonden is met het internet. Dat noem je een server, en de dienst die je die serverruimte verhuurt heet hosting.
Zonder hosting is er geen website. Hosting kost gemiddeld tussen de 5 en 20 euro per maand, afhankelijk van de hoeveelheid ruimte en de snelheid die je nodig hebt. Voor de meeste dierenhulporganisaties is een eenvoudig hostingpakket meer dan voldoende.
Domeinnaam en hosting kun je vaak bij dezelfde aanbieder regelen (via bijvoorbeeld de website bouwer), wat het beheer makkelijker maakt.
Wat is een URL?
URL staat voor Uniform Resource Locator. Dat is het volledige webadres dat je in de adresbalk van je browser ziet, bijvoorbeeld https://www.dierenhulputrecht.nl/contact. De domeinnaam is het middendeel; de rest geeft aan welke pagina je bezoekt. Het stukje 'https' geeft aan dat de verbinding beveiligd is. Dat herken je ook aan het slotje in de adresbalk.
Wat is een SSL-certificaat?
SSL zorgt voor een beveiligde verbinding tussen de website en de bezoeker. Zonder SSL zie je in de browser de melding 'niet veilig', wat bezoekers afschrikt en je lager laat scoren in Google. De meeste hostingpakketten leveren een SSL-certificaat tegenwoordig gratis mee. Controleer of dat bij jouw pakket het geval is.
Wat is WordPress?
WordPress is software waarmee je een website beheert zonder dat je hoeft te kunnen programmeren. Je installeert het op je hostingomgeving, en daarna kun je via een eenvoudig beheerpaneel pagina's aanmaken, teksten aanpassen, foto's uploaden en berichten plaatsen.
WordPress is gratis en wordt wereldwijd gebruikt door zo'n 40 procent van alle websites. Er zijn duizenden gratis en betaalde thema's (de uitstraling van je site) en plugins (uitbreidingen met extra functies). Het is flexibel, schaalbaar en er zijn veel mensen die ermee kunnen werken.
WordPress heeft als groot nadeel dat hackers zeer actief zijn in inbraken regelmatig voorkomen. Wanneer de website niet goed beveiligd is én onderhouden wordt, dan kunnen hackers hun gang gaan. Om te voorkomen dat de website ineens ‘diensten’ aanbiedt (zoals blauwe pilletjes, roulette of ‘gezelschap’) is het beter te investeren in een goed onderhoudscontract! En ja, álle website kunnen doelwit worden, ook kleine stichtingen.
Stap 1: de domeinnaam en hosting regelen
Begin hier. Kies een domeinnaam, controleer of die beschikbaar is, en registreer hem. Regel tegelijk een hostingpakket. Zorg dat je weet bij wie je dit afneemt, en dat je de inloggegevens en factuurgegevens goed bewaart. Koppel de factuur aan een organisatie-e-mailadres of bankrekening, niet aan een persoonlijk account van een vrijwilliger die er over twee jaar misschien niet meer is.
Tip: noteer alle inloggegevens in een veilig, gedeeld document dat meerdere bestuursleden kunnen inzien. Verlies van toegang tot je eigen website is een veelvoorkomend en vermijdbaar probleem.
Stap 2: e-mailadressen aanmaken
Met een eigen domeinnaam kun je ook e-mailadressen aanmaken die op jouw domeinnaam eindigen, zoals info@dierenadviespunt.nl of penningmeester@dierenadviespunt.nl. Dat ziet er professioneler uit dan een Gmail- of Hotmail-adres, en het wekt meer vertrouwen bij gemeenten, donateurs en samenwerkingspartners.
E-mailadressen op je eigen domein regel je via je hostingaanbieder. De meeste pakketten bieden dit standaard aan. Je kunt die e-mails vervolgens lezen via een webmail-omgeving, of je koppelt ze aan een e-mailprogramma zoals Outlook of aan je telefoon.
Handige adressen om aan te maken:
- info@ voor algemene vragen
- bestuur@ voor bestuurlijke correspondentie
- vrijwilligers@ voor aanmeldingen
Zorg dat e-mailadressen worden beheerd door een functie, niet door een persoon. Als een vrijwilliger vertrekt, moet de organisatie nog steeds bij die mailbox kunnen. Daarom ook bijvoorbeeld beter: secretaris@ in plaats van anja@
Stap 3: de website bouwen
Hier heb je een keuze: doe je het zelf, vraag je een vrijwilliger, of huur je een websitebouwer in?
Wat doet een websitebouwer wel?
Een websitebouwer (of webdesigner) ontwerpt de uitstraling van je site, bouwt de structuur op, installeert WordPress of een ander platform, zorgt voor technische instellingen zoals SSL en snelheid, en levert een werkende website op. Een goede bouwer denkt ook mee over de structuur, wat bezoekers moeten kunnen doen en plaatst teksten en afbeeldingen.
Wat doet een websitebouwer niet?
Een websitebouwer schrijft doorgaans geen teksten voor je, verzorgt geen foto's, houdt de website na oplevering niet bij, en is niet verantwoordelijk voor het dagelijks beheer. Dat is jouw taak, tenzij je daar aparte afspraken over maakt en voor betaalt.
Vraag bij een offerte altijd: wat lever je precies op, wat verwacht je van ons, en wat kost onderhoud daarna? Leg dit vast in een eenvoudige overeenkomst.
Zelf bouwen met WordPress
Als je een vrijwilliger hebt met enige technische aanleg, is WordPress goed zelf te leren. Er zijn veel gratis cursussen online, en de software is intuïtief genoeg voor mensen zonder programmeerkennis. Kies een eenvoudig thema, installeer een paar goede plugins, en begin klein.
Stap 4: een logische structuur
Denk voordat je begint na over welke pagina's je nodig hebt. Een logische basisstructuur voor een dierenhulporganisatie is:
- Homepage: wie zijn jullie, wat doen jullie, hoe nemen mensen contact op of doen ze een melding.
- Over ons: missie, bestuur, geschiedenis, ANBI-status.
- Onze diensten of werkzaamheden: wat doen jullie concreet, voor welke dieren, in welk gebied.
- Vrijwilliger worden: oproep, beschrijving, aanmeldformulier.
- Doneren: uitleg, betaalknop of iDEAL-koppeling.
- Nieuws of blog: actuele berichten, verhalen van dieren, updates.
- Contact: adres, telefoonnummer, e-mailadres, eventueel een formulier.
Houd de navigatie (het menu bovenaan) eenvoudig met maximaal 7 onderwerpen. Bezoekers moeten binnen twee klikken vinden wat ze zoeken.
Stap 5: betaalknoppen en donaties
Wil je online donaties ontvangen? Dan heb je een betaalkoppeling nodig. De meest gebruikte opties voor kleine organisaties zijn:
iDEAL via een betaalprovider
Aanbieders zoals Mollie, Stripe of Tikkie for Business maken het mogelijk om een betaalknop op je website te zetten. Bezoekers kunnen dan direct via iDEAL, creditcard of andere betaalmethoden doneren. Mollie is populair bij non-profits vanwege de lage kosten en eenvoudige koppeling met WordPress.
Geef.nl of Doneer.nl
Dit zijn platforms speciaal voor goede doelen. Je maakt een profiel aan, en bezoekers kunnen via dat platform doneren. Het is laagdrempelig en geeft extra vertrouwen, maar je hebt minder controle over de uitstraling.
Betaalverzoek of QR-code
Voor kleinere organisaties is soms een simpel betaalverzoek via de bank of een QR-code al voldoende. Minder technisch, maar ook minder professioneel in uitstraling.
Vermeld bij donatiemogelijkheden altijd je ANBI-status als die er is. Donateurs kunnen dan de gift aftrekken van de belasting, wat een extra stimulans is.
Stap 6: ANBI-informatie verplicht zichtbaar
Heeft je organisatie een ANBI-status? Dan ben je wettelijk verplicht een aantal gegevens op je website te publiceren. Maak hier een aparte pagina voor, of neem het op in de 'over ons'-pagina. Verplichte informatie is onder andere:
- de naam van de instelling
- het RSIN-nummer (fiscaal nummer)
- het post- of bezoekadres
- een beschrijving van de doelstelling
- het beleidsplan
- het beloningsbeleid van bestuurders
- een actueel verslag van de uitgeoefende activiteiten
- een financiële verantwoording
Controleer de actuele eisen op de website van de Belastingdienst, want deze kunnen wijzigen.
Stap 7: technisch beheer en dagelijks onderhoud
Een WordPress-website vraagt om regelmatig onderhoud. Dat is geen luxe, het is noodzaak. Verouderde software is een van de grootste oorzaken van gehackte websites.
Technisch beheer omvat:
- het bijwerken van WordPress, het thema en de plugins (minimaal maandelijks – bij voorkeur wekelijks);
- het controleren van back-ups (stel dit in op automatisch);
- het oplossen van technische problemen;
- het bewaken van de laadsnelheid en bereikbaarheid.
Zorg dat er iemand is die dit doet, en leg vast wie dat is. Dat kan een vrijwilliger zijn met technische kennis, een betaalde beheerder, of je hostingaanbieder (sommige bieden een beheerservice aan).
Redactioneel beheer: meerdere mensen toegang geven
WordPress maakt het mogelijk om meerdere mensen toegang te geven tot de website, elk met een eigen inlogaccount en een passend rechtenniveau. Zo kun je iemand de rol 'redacteur' geven, die berichten kan plaatsen en bewerken, maar geen technische instellingen kan wijzigen. De 'beheerder' heeft volledige toegang.
Geef nooit iedereen beheerderstoegang. Maak voor elke persoon een eigen account, zodat je weet wie wat gedaan heeft en je toegang eenvoudig kunt intrekken als iemand vertrekt.
Stel ook in dat inloggen met twee stappen (twee-factor-authenticatie) verplicht is voor iedereen met beheerderstoegang. Dit voorkomt dat een gehackt wachtwoord direct tot een gehackte website leidt.
Stap 8: vindbaarheid en SEO
Een mooie website die niemand vindt, helpt niemand. Zorg dat je website technisch gezond is: snelle laadtijd, werkt goed op mobiel, en heeft duidelijke paginatitels en beschrijvingen.
Installeer de gratis plugin Yoast SEO op WordPress. Die helpt je bij elke pagina en elk bericht om zoekmachines te vertellen waar de pagina over gaat.
Gebruik zoekwoorden die mensen daadwerkelijk intypen, zoals 'dierenambulance [gemeente]', 'dierenasiel [regio]' of 'gewond dier gevonden [plaatsnaam]'.
Vergeet ook je Google Bedrijfsprofiel niet. Dat is gratis, en het zorgt ervoor dat je organisatie verschijnt als mensen in jouw regio zoeken op Google Maps of via de zoekbalk.
Samengevat: de checklist
- Domeinnaam geregistreerd op naam van de organisatie.
- Hostingpakket afgesloten, inloggegevens veilig opgeslagen.
- SSL-certificaat actief (slotje in de adresbalk).
- Professionele e-mailadressen aangemaakt op eigen domein.
- Website gebouwd met logische structuur en duidelijke navigatie.
- Betaalkoppeling voor donaties geregeld.
- ANBI-informatie zichtbaar op de website.
- Technisch beheer belegd bij een vaste persoon of partij.
- Meerdere redacteuren met eigen accounts en passende rechten.
- Twee-factor-authenticatie ingesteld voor beheerders.
- Yoast SEO geinstalleerd en basisinstellingen ingericht.
- Google Bedrijfsprofiel aangemaakt.
Heb je vragen over hoe je jouw website kunt verbeteren, of wil je weten welke eisen gemeenten stellen aan de online zichtbaarheid van gesubsidieerde organisaties? Stel ze via het DAP of bekijk de kennisbundels voor dierenhulporganisaties.
