Werkblad

De bedrijven onder jullie dak

Waarvoor gebruik je dit werkblad?
Een dierenhulporganisatie is op papier één organisatie. In de praktijk zitten er vier of vijf verschillende bedrijven onder hetzelfde dak. Een asieldeel, een pension, een fondsenwervingsdeel, een contract met de gemeente, een loonadministratie. Elk onderdeel heeft zijn eigen logica, zijn eigen taken en zijn eigen mensen. Tot het moment waarop iemand dat op papier zet, weet niemand precies wie wat doet, waar de kennis ligt en wat er niet is belegd.

Dit werkblad helpt jullie dat in kaart te brengen. Niet om een oordeel te vellen, wel om een gezamenlijk beeld te krijgen van wat jullie in de praktijk aan het besturen zijn. Vaak is dat meer dan iedereen vooraf denkt.

Hoe pak je het aan?

Plan één bestuursvergadering waar dit werkblad het onderwerp is. Geen ander agendapunt, geen rondvraag die het op knelt. Reserveer twee tot drie uur. Print het werkblad, zet het op een whiteboard, of projecteer het zodat jullie samen kunnen invullen.

Loop de lijst van onderdelen langs. Niet elk onderdeel is van toepassing op jullie organisatie. Een dierenambulance heeft geen pension, een wildopvang heeft geen adoptieproces. Schrap wat niet klopt en voeg toe wat nog niet in de lijst staat. Er zijn drie lege rijen onderaan om zelf aan te vullen.

Per onderdeel vullen jullie de zes kolommen in:

1. Onderdeel. Wat valt hieronder in jullie organisatie?
2. Wat moet er gebeuren. Welke taken horen bij dit onderdeel? Wees concreet.
3. Wie doet het nu. Welke persoon of functie voert deze taken op dit moment uit? Schrijf "niemand" als dat het eerlijke antwoord is.
4. Wie heeft de kennis. Wie weet hoe het werkt, ook als hij of zij het niet zelf uitvoert? Soms is dat dezelfde persoon, vaak is het iemand anders.
5. Wat staat op papier. Is er beleid, een protocol, een werkafspraak, een handleiding? Of zit alles in iemands hoofd?
6. Actie. Wat willen jullie hier mee doen? Niets, dat kan ook. Of: vastleggen op papier, een extra persoon erbij zoeken, beleggen bij een bestuurslid, overdragen. Schrijf het concreet op.

Valkuilen

Een paar dingen om op te letten terwijl jullie invullen:

• Mensen vullen in wat ze zelf weten, in plaats van wat er echt gebeurt. Vraag expliciet: klopt dit, of denken we dat dit klopt?
• Eigen taken worden vergeten, omdat ze vanzelfsprekend voelen. Als iemand in het bestuur zegt "dat doe ik er gewoon even bij", staat er waarschijnlijk meer werk achter dan hij of zij beseft.
• Onderdelen worden te snel weggestreept als "niet van toepassing". Kijk goed voordat jullie iets overslaan. Een wildopvang zonder formeel vrijwilligersbeleid heeft nog steeds vrijwilligers.
• Niet alles tegelijk oplossen. Het werkblad levert vaak meer gaten op dan jullie dit jaar kunnen dichten. Dat is niet erg. Het doel is zien waar jullie staan, niet meteen alles in één klap in orde hebben.

Wat doe je er daarna mee?

Na afloop hebben jullie een ingevuld werkblad en een stapel ontdekkingen. De gaten die jullie hebben gevonden, zijn nu zichtbaar en bespreekbaar. Maak er een korte actielijst van: één of twee onderwerpen om dit kwartaal mee bezig te zijn, de rest voor later. Niet alles tegelijk. Klein beginnen werkt beter dan een masterplan dat nooit van de grond komt.

Bespreek na een kwartaal waar jullie staan. Zijn de twee gekozen gaten gedicht? Wat komt er daarna? Zo maken jullie van dit werkblad geen eenmalige oefening, maar een ijkpunt waar jullie jaarlijks op terugkomen.

Succes!