Bestuursmodellen

Welk bestuursmodel past bij jouw organisatie?

Elke dierenhulporganisatie heeft een bestuur, maar niet elk bestuur doet hetzelfde werk. Bij de één maakt het bestuur zelf de roosters en staat de voorzitter op zaterdag hokken schoon te maken. Bij de ander vergadert het bestuur vijf keer per jaar en ligt de dagelijkse leiding bij een beheerder of directeur. Beide kunnen goed werken. Het gaat erom dat het model past bij de omvang en de fase van je organisatie, en dat iedereen weet wie wat mag besluiten.

Op deze pagina vind je de drie meest voorkomende modellen, met per model de kenmerken, de voorwaarden en de vragen die je jezelf stelt voordat je eraan begint. Onderaan kun je twee hulpmiddelen downloaden: een voorbeeld van een directiereglement en een werkblad om mandaat per rol vast te leggen.

Eerst: welk formaat heeft jouw organisatie?

Beantwoord deze vijf vragen met ja of nee:

Staat er iemand op de loonlijst?
Heeft de organisatie verplichtingen die langer dan een jaar lopen, zoals een pand, een contract met een gemeente of een lening?
Ontvangt de organisatie subsidie waarover verantwoording moet worden afgelegd?
Komen er beslissingen op de organisatie af die niet kunnen wachten tot de volgende bestuursvergadering?
Werkt de organisatie voor meer dan één gemeente, of vanuit meer dan één locatie?

Nul of één keer ja: een werkbestuur past waarschijnlijk prima. Twee keer ja: de groei is begonnen; lees vooral verder. Drie keer ja of meer: je organisatie is toe aan een scheiding tussen besturen en uitvoeren, hoe je die ook vormgeeft.

Model 1: het werkbestuur

Het bestuur bestuurt én voert uit. De bestuursleden zijn zelf vrijwilliger, kennen de dieren en de mensen, en nemen de besluiten aan dezelfde tafel waar ook het rooster wordt gemaakt.

Kenmerken: korte lijnen, lage kosten, iedereen dicht op de praktijk.
Voorwaarden: een beperkt aantal vrijwilligers, geen personeel, overzichtelijke financiën, en bestuursleden die naast het meewerken ook echt tijd maken voor besturen.
Vragen vooraf: gaat onze bestuursvergadering nog over de koers, of alleen nog over gisteren? Wie let er op de lange termijn als iedereen in de uitvoering staat? En wat gebeurt er als één van ons uitvalt?

Model 2: bestuur op afstand met een beheerder of manager

Het bestuur bestuurt, en één persoon met mandaat leidt de dagelijkse uitvoering: een beheerder, coördinator of operationeel manager, betaald of onbetaald. Het bestuur vergadert minder vaak, op hoofdlijnen, en is voor de beheerder een sparringpartner.

Kenmerken: het bestuur komt vrij van de dagelijkse gang van zaken, de uitvoering krijgt één duidelijk aanspreekpunt, en vrijwilligers weten bij wie ze terecht kunnen.
Voorwaarden: een heldere taak- en functieomschrijving, vastgelegd mandaat (wat mag de beheerder zelf besluiten, wat meldt ze achteraf, wat legt ze eerst voor) en een bestuur dat de eigen afspraken respecteert, ook als het een besluit zelf anders had genomen.
Vragen vooraf: durven wij als bestuur echt los te laten? Is het mandaat op papier gezet, of alleen uitgesproken? En verwijzen wij vrijwilligers die rechtstreeks naar het bestuur stappen consequent terug naar de beheerder?

Model 3: directeur-bestuurder met een Raad van Toezicht

De leiding en het bestuur liggen bij één persoon: de directeur-bestuurder. Een Raad van Toezicht houdt toezicht, is werkgever van de directeur-bestuurder en dient als klankbord. De RvT bestuurt niet mee; zij toetst, op vaste momenten en op basis van documenten.

Kenmerken: snelle besluitvorming, professionele uitstraling naar gemeenten en fondsen, en onafhankelijk toezicht dat los staat van de uitvoering.
Voorwaarden: statuten die dit model regelen, een directiereglement dat de bevoegdheden vastlegt, een vast ritme van verantwoording (bijvoorbeeld vier of vijf keer per jaar op basis van vooraf afgesproken documenten) en toezichthouders die hun rol kennen: meedenken mag, meebesturen niet.
Vragen vooraf: hebben wij mensen op het oog die onafhankelijk toezicht kunnen én willen houden? Is er een ritme afgesproken, of bestaat de RvT alleen op papier? En wie is werkgever van de directeur, met alles wat daarbij hoort?

Tussenvormen bestaan ook

Niet elke organisatie past precies in één model, en dat hoeft ook niet. Veel organisaties werken met tussenvormen: een commissie die het bestuur voorbereidt op een specifiek onderwerp, een adviesraad die gevraagd en ongevraagd meedenkt, of een externe deskundige die twee keer per jaar naar de stukken kijkt. Tussenvormen zijn prima, zolang iedereen weet dát het een tussenvorm is en wanneer die weer ophoudt.

Downloads

Bij deze pagina horen drie hulpmiddelen:

overzicht bestuursmodellen (pdf): de drie modellen naast elkaar op één A4, met per model de kenmerken, de voorwaarden en de vragen vooraf. Handig als praatstuk voor de bestuursvergadering waarin jullie het model kiezen;
voorbeeld directiereglement (Word): een compleet vertrekpunt met elf artikelen, van taken en bevoegdheden tot verantwoording en waarneming. Vul de open plekken in en pas het aan aan je eigen organisatie en statuten;
werkblad mandaat per rol (Word): leg in drie kolommen vast wie wat mag besluiten, tot welk bedrag en met welke verantwoording. Vul het in voor elke rol met verantwoordelijkheid, van beheerder tot penningmeester.

Let op: deze documenten zijn hulpmiddelen, geen juridisch advies. Laat statuten en reglementen altijd controleren door een notaris of jurist voordat je ze vaststelt.

Meer lezen over besturen?

Deze informatie hoort bij het boek Van hok naar bestuurstafel, een praktische gids voor het besturen van dierenhulporganisaties. Voor dit boek sprak Willeke van den Heuvel bestuurders, directeuren en beheerders van dierenasielen, dierenambulances en (wild)opvangcentra over hun bestuurdersreis. Praktisch, herkenbaar en met een knipoog. Want een sterk bestuur is een stevige organisatie is beter welzijn voor dieren.
Meer informatie over dit boek: willeke.nl/boek