Wat als het botst? Hulpmiddelen bij conflicten
Botsingen horen bij besturen. Een meningsverschil over de koers, een bestuurslid dat zich niet gehoord voelt, een beheerder die opstapt: het overkomt vrijwel elke dierenhulporganisatie een keer. Het verschil tussen een conflict dat je organisatie sterker maakt en een conflict dat haar afbreekt, zit zelden in de ruzie zelf, maar in hoe je ermee omgaat en wat je vooraf hebt geregeld. Op deze pagina vind je de hulpmiddelen uit het hoofdstuk "Wat als het botst?" van het boek Van hok naar bestuurstafel, zodat je niet alleen weet wat je kunt doen, maar het ook meteen kunt regelen.
Onderaan de pagina kun je vier hulpmiddelen downloaden: een gedragscode, een conflictafspraak, de escalatietrap en de signalenlijst.
Een gedragscode voor je organisatie
De meeste conflicten die uit de hand lopen, hadden een plek nodig gehad waar ze eerder besproken konden worden. Een gedragscode legt vast hoe jullie met elkaar omgaan en wat er gebeurt met een melding: bij wie die binnenkomt, wie erover geïnformeerd wordt, binnen welke termijn er iets mee gebeurt, en wat de stappen zijn als het niet intern is op te lossen. Het hoeft geen dik reglement te zijn. Een half A4 dat iedereen kent en dat op de website staat, doet meer dan twintig pagina's in een la.
Een conflictafspraak op één A4
Midden in een conflict is het te laat om nog spelregels af te spreken. Leg daarom in rustiger tijden vast wat jullie doen bij een verschil van inzicht: je benoemt waar het over gaat, je plant binnen twee weken een gesprek, en kom je er in twee gesprekken niet uit, dan haal je iemand van buiten erbij. Zo gaat de discussie straks over het probleem en niet over de procedure.
De escalatietrap: herken waar je staat
Conflicten verlopen in fasen. Eerst praat je nog over het onderwerp, daarna over elkaar, en op de onderste treden gaat het alleen nog om winnen. Hoe eerder je ingrijpt, hoe lichter het middel dat nog werkt. Deze trap, gebaseerd op het escalatiemodel van Friedrich Glasl, helpt je herkennen waar een conflict zich bevindt en welke aanpak daarbij past.
De signalenlijst: hoe ziet je organisatie er van buiten uit?
Een sluimerend conflict is voor buitenstaanders vaak zichtbaar lang voordat het naar buiten komt. Gemeenten en fondsen kennen de signalen en gebruiken ze. Loop deze lijst een keer per jaar langs door de ogen van iemand die je organisatie niet kent:
- een bestuurspagina met één naam en meerdere vacatures;
- vacatures voor bestuur of toezicht die al jaren openstaan;
- permanente wervingsoproepen voor vrijwilligers bij een kleine organisatie;
- een ingetrokken ANBI-status, te controleren in het openbare register van de Belastingdienst;
- het verlies van een keurmerk of van de steun van een landelijk fonds;
- jaarverslagen die in een bepaald jaar ophouden.
Alles wat jou aan het twijfelen zou brengen als je het bij een ander zag, brengt een gemeente of fonds aan het twijfelen over jou.
Downloads
Bij deze pagina horen vier hulpmiddelen:
- gedragscode (Word): een voorbeeld dat je invult voor je eigen organisatie, met afspraken over omgangsvormen, de vertrouwenspersoon en wat er met een melding gebeurt. De gekleurde onderdelen vervang je door jullie eigen namen en afspraken;
- conflictafspraak (Word): de spelregels voor een vastgelopen meningsverschil op één A4, vast te stellen in rustiger tijden. Vul de gekleurde onderdelen in en neem de afspraak op in je vergaderstukken;
- escalatietrap (pdf): de trap naar beneden op één A4, met per fase de aanpak die nog werkt. Handig om bij je vergaderstukken te bewaren, zodat je hem bij de hand hebt op het moment dat je hem nodig hebt;
- signalenlijst (pdf): de zes signalen als afvinklijst, met ruimte voor notities. Loop hem een keer per jaar langs, bijvoorbeeld bij het vaststellen van het jaarverslag.
Meer lezen over besturen?
Deze informatie hoort bij het boek Van hok naar bestuurstafel, een praktische gids voor het besturen van dierenhulporganisaties. Voor dit boek sprak Willeke van den Heuvel bestuurders, directeuren en beheerders van dierenasielen, dierenambulances en (wild)opvangcentra over hun bestuurdersreis. Praktisch, herkenbaar en met een knipoog. Want een sterk bestuur is een stevige organisatie is beter welzijn voor dieren.
Meer informatie over dit boek: willeke.nl/boek